Techniken zur Erstellung von PDF-Formularen

Manuell versus serverseitig

PDF-Formulare dienen der Erfassung und Verarbeitung von Daten. Von statischen PDFs unterscheiden sie sich durch ihre Formularfelder. Ein Formularfeld kann ein Textfeld sein, ein Dropdown-Menü enthalten oder als Schaltfläche (Button) fungieren. Je nach Aufgabe kann ein PDF-Formular umfangreiche Programmierung enthalten. Ein Beispiel für Berechnungen, die im PDF-Formular erfolgen, ist die Renditekalkulation in dem von mir umgesetzten Projekt „PDF-Kalkulatoren in der Kundenberatung“.

Für die Erstellung von PDF-Formularen können Entwickler unterschiedliche Techniken einsetzen: Meist werden PDF-Formulare manuell unter Verwendung der Software Adobe Acrobat umgesetzt. Alternativ gibt es die Möglichkeit, PDF-Formulare serverseitig zu generieren. Das ist von Vorteil, wenn ein Unternehmen seine PDF-Formulare in regelmäßigen Abständen aktualisieren möchte. In der folgenden Übersicht werden die Unterschiede zwischen beiden Optionen herausgearbeitet:

PDF-Formulare mit Adobe-Software erstellen

Um hochwertige PDF-Formulare zu erstellen, wird klassischerweise die Software Adobe Acrobat eingesetzt. Dabei sind zwei Schritte notwendig: Zunächst wird ein statisches PDF mit einer Layout-Software – beispielsweise mit Adobe InDesign – vorbereitet. Auf diesem statischen PDF werden anschließend die gewünschten Formularfelder mit Adobe Acrobat gesetzt und positioniert. Folglich werden für Layout und Formularfeld-Bearbeitung bzw. -Programmierung zwei unterschiedliche Software-Produkte verwendet. Das ist von Nachteil, wenn – wie in der Praxis häufig – die PDF-Formulare geändert werden sollen: Wenn ein neues Formularfeld hinzugefügt oder die Position eines Formularfelds verschoben werden soll, muss in der Regel sowohl im Layout-Programm als auch in Adobe Acrobat manuell nachgearbeitet werden.

Zwar hat Adobe in das Programm InDesign ab der Version 6.0 eine rudimentäre Unterstützung für PDF-Formulare eingeführt: Damit können die Formular-Felder bereits im Design-Prozess positioniert werden. Eine Unterstützung für Programmierung gibt es jedoch weiterhin nicht. Die Integration der Programmlogik muss immer noch in einem zweiten Schritt in Adobe Acrobat erfolgen. Damit bleibt das Grundproblem bei der Erstellung von komplexeren PDF-Formularen erhalten: Änderungen sind extrem aufwendig, insbesondere wenn feldbezogene Programmlogik vorliegt. Zudem sind manuelle Eingriffe immer eine mögliche Fehlerquelle. Deshalb sollte nach jedem manuellen Eingriff ein ausführlicher Funktionstest durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass das PDF-Formular wie gewünscht funktioniert.

Serverseitig erstellte PDF-Formulare

Als Alternative zur manuellen Erstellung von PDF-Formularen mit Adobe-Produkten bietet sich die serverseitige Generierung von PDF-Formularen an. Dieses Verfahren hat folgende Vorteile:

  • Unabhängigkeit von externen Dienstleistern: Die Formular-Erweiterung wird bereits bei der Projekt-Konzeption berücksichtigt, damit neue Formular-Versionen ohne Expertenwissen erstellt werden können. Autorisierte Mitarbeiter des Unternehmens können beispielsweise neue Formular-Felder anlegen oder andere Werte in der Programmlogik vorgeben. Damit können Formulare schnell und ohne externe Hilfe geändert oder erweitert werden. Das einfache Verfahren sichert die Unabhängigkeit vom externen Dienstleister und spart langfristig Kosten.
  • Mehr Sicherheit: Manuelle Eingriffe in das PDF-Formular, wie sie bei der Erstellung von PDF-Formularen mit Adobe Acrobat notwendig sind, entfallen. Funktionstests können größtenteils serverseitig abgebildet werden. So werden Fehler vermieden.
  • Keine zusätzliche Software: Auf kostenpflichtige Produkte wie Adobe InDesign oder Adobe Acrobat kann komplett verzichtet werden. Lizenz- und Update-Kosten entfallen.