Statische PDFs und PDF-Formulare im Vergleich

Welchen PDF-Viewer verwendet die Zielgruppe?

Früher hatte der Adobe Reader auf dem Markt der PDF-Betrachtungssoftware wenig Konkurrenz. In den letzten Jahren hat das Angebot an PDF-Viewern deutlich zugenommen. Viele Betriebssysteme bringen mittlerweile ihren eigenen PDF-Viewer mit, ja sogar einige Browser wie Chrome oder Firefox stellen ihren Betrachter bereit. Das hat Auswirkungen auf die Planung und Umsetzung von PDF-Lösungen: So haben statische PDFs eine enorme Reichweite, da sie mit allen gängigen PDF-Viewern funktionieren. PDF-Formulare lassen sich dagegen mit umfangreicher Programmierlogik ausstatten, benötigen aber – anders als ihre statischen Pendants – den Adobe Reader als „Laufzeitumgebung“. Im Folgenden finden Sie eine Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile von statischen PDFs und PDF-Formularen, ihren Anwendungsgebieten und Zielgruppen:

Statisches PDF

PDF-Formular

Vorteile

Das statische PDF funktioniert mit jedem PDF-Viewer. Es kann per E-Mail versendet werden. Trotz hoher Ausgabequalität ist eine kleine Dateigröße möglich. Das statische PDF kann mit dem Farbmodell für den professionellen Druck (CMYK) umgehen und eignet sich somit für die Übertragung von Daten an Druckereien.

PDF-Formulare können mittels Acroscript programmiert werden und Berechnungslogik beinhalten. Im Formular selbst können die Benutzer Daten eingeben oder auswählen, die in die Berechnungen einfließen können. Die Programmlogik funktioniert lokal ohne Internetanbindung. PDF-Formulare eigenen sich daher insbesondere als Offline-Lösung.

Nachteile

Wie der Name schon impliziert, ermöglicht das statische PDF keine Interaktion mit dem Benutzer. Interaktionen und Entscheidungen zum Inhalt müssen folglich vor der Erstellung durchgeführt werden.

Es gibt einige PDF-Viewer, die rudimentär mit einer im PDF-Formular integrierten Programmierung umgehen können. Wer die komplette Funktionalität nutzen möchte, kommt um den Einsatz des Adobe Reader nicht herum. Für iPad-fähige PDF-Formulare kann unter iPadOS die Software PDF-Expert verwendet werden.

Voraussetzung

Um statische PDFs abzurufen, benötigt der Nutzer eine Internetverbindung.

Um interaktive Acrobat PDF-Formulare vollumfänglich nutzen zu können, wird auf Desktopsystemen der Adobe Reader DC vorausgesetzt. Wurde bei der Erstellung der interaktiven PDF-Formulare die iPad-Unterstützung berücksichtigt, bietet sich für das Betriebssystem iPadOS die Software PDF-Expert an.

Anwendungsfälle

Statische PDFs sind besonders geeignet für personalisierte Dokumente, Rechnungen, Angebote, ausgefüllte (Amts)Vordrucke, Kalender, Vorlagen für die Druckerei (CMYK-Farbmodell), Exposés, Eintrittskarten, Grundrisse/Zeichnungen mit Positionsmarkern, Energieverbrauchskennzeichen, EU-Energielabel, Energieausweise, Verkaufsschilder, Preisschilder, Reifenlabel u.a.m..

PDF-Formulare können umfangreiche Programmlogik beinhalten und kommen überall dort zum Einsatz, wo auf Basis individueller Eingaben Berechnungen erfolgen und die Werte anschließend im PDF dargestellt werden: Angebots- und Kostenkalkulationen, Renditeberechnungen, Energiesteuer-Rückerstattung, Spezialanwendungen wie die Reederei Software Flotten-Monitoring u.a.m..

Serverseitige Erstellung bzw. Verarbeitung

Die dynamische, serverseitige Erstellung von statischen PDFs ermöglicht kreative und innovative Lösungen. Alle Abfragen und Berechnungen werden vor der Erstellung des PDFs vorgenommen, z.B. über eine Weboberfläche. Der Benutzer erhält das hochwertige PDF als Download oder via E-Mail. Automatisierte Tests (UnitTests) reduzieren den Aufwand der manuellen Überprüfungen und ermöglichen eine agile Entwicklung.

Auch PDF-Formulare können serverseitig erstellt werden. Dabei sind nicht nur die visuellen Elemente wie Texte oder Grafiken, sondern auch die interaktiven Elemente wie die Formularfelder variabel. Auch eine komplexe Programmlogik lässt sich im Erstellungsprozess hinzufügen. Das Vorausfüllen von Formularfeldern ist ebenfalls möglich. Neben der Erstellung ist auch die Auswertung der Formulareingaben automatisiert umsetzbar.

Zielgruppe

Statische PDFs werden vorzugsweise verwendet, wenn sich Ihr Angebot an eine undefinierte Zielgruppe richtet: an alle Nutzer Ihrer Webseite oder Ihrer SasS-Lösung.

PDF-Formulare bieten sich bei einer klar definierten Gruppe von Anwendern an: bei einem dezentralen Vertriebs- oder Beraterteam z.B. in der Vermögensberatung, bei Banken und Sparkassen sowie Versicherungen.

Fazit

Aufgrund der hohen Kompatibilität mit den unterschiedlichesten PDF-Viewern erlebt das statische PDF eine „Renaissance“. Durch die dynamische serverseitige Erstellung lassen sich kreative Lösungen umsetzen.

Offline-Betrieb, Datenaustausch und eigene Programmierlogik – dank dieser Fähigkeiten sind PDF-Formulare für die Umsetzung von Spezialanwendungen interessant.

Zudem ist ein PDF-Formular einfach in ein statisches PDF wandelbar und kann anschließend als Dokument archiviert oder per E-Mail versendet werden.